Mit KMU.IKS® die Dokumentationspflicht des IKS
(Internes Kontroll-System) nach den gesetzlichen Pflichten erfüllen
Der KMU.IKS®-Prozess wurde von erfahrenen diplomierten Wirtschaftsprüfern entwickelt, um damit die gesetzlichen Vorschriften nach den neuen Bestimmungen des Obligationenrechts erfüllen zu können.
Dieser Prozess hilft, das Thema strukturiert anzugehen und mit den notwendigen Schritten durchzuführen. Die ganze Dokumentation ermöglicht es schliesslich der Revisionsstelle, die Existenz und das Funktionieren des IKS testieren zu können.
Diese gesetzliche Auflage betrifft alle Gesellschaften, die sich einer ordentlichen Revision unterziehen müssen.

Ihr Nutzen
Das Konzept ist flexibel und kann problemlos auf Ihre Verhältnisse angepasst werden. Den Detailierungsgrad bestimmen sie selber.

Muster Abweichungsanalyse
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Voraussetzungen für die Existenz des IKS
• das IKS muss vorhanden und überprüfbar (d.h. dokumentiert) sein
• das IKS ist den Geschäftsrisiken und der Geschäftstätigkeit angepasst
• das IKS ist den Mitarbeitenden bekannt
• das definierte IKS wird angewendet
• ein Kontrollbewusstsein im Unternehmen ist vorhanden

Der Prozess
Der Prozess für die IKS-Dokumentation gliedert sich in 6 Schritte. Das Prozedere kann für die kontinuierliche Verbesserung des Systems periodisch wiederholt werden.

1. Risikoanalyse Stufe Unternehmen
Diesen Prozessschritt führen wir mit dem Software-Tool PROFICS.RSA – «Risiko-Selbstanalyse für KMU» durch. Darin werden die Schritte Risiko-Identifikation, Risiko-Bewertung, Risiko-Bewältigung (Massnahmenplan) und Risiko-Überwachung durchgeführt.

2. Kontrollumfeld, Werte
Darin geht es um die Festlegung und Dokumentation der Einstellung von Management und Mitarbeitern in Bezug auf das IKS. Interne Kontrollen müssen Teil der Firmenkultur sein und nicht primär als Polizistenstaat wahrgenommen werden. Die Kontrollen tragen zur Sicherung der einzelnen Prozesse und damit der Geschäftstätigkeit bei.

3. Dokumentation der wesentlichen Prozesse
Aufgrund der Risikoanalyse und der Kenntnisse über die Unternehmung werden die relevanten Geschäftsprozesse ausgewählt. Üblicherweise wird aus folgenden Bereichen ausgewählt:Management-Prozesse, Allgemeine Buchführung, Verkauf und Debitoren, Einkauf und Kreditoren, Warenvorräte, Waren in Arbeit, Zahlungsverkehr, Anlagevermögen, Investitionen, Personalaufwand und IT.

4. Gesamteinschätzung des IKS
Hier wird eine Übersicht über die ganzen dokumentierten Prozesse zusammengestellt. Darin wird die Qualität des IKS in einer Übersicht dargestellt und gewertet.
In dieser Phase wird die gesamte Dokumentation auch durch das Management abgenommen. Diese Abnahme muss protokolliert werden (GL-, VR-Beschlüsse). Die Organisation des Rechnungswesen ist eine unentziehbare Aufgabe des Verwaltungsrates. Das IKS ist ein Teil dieser Organisation. Demnach sind diese Themen im VR zu behandeln und die Beschlüsse zu protokollieren.

5. Einführung, Schulung, Kommunikation
Das IKS muss den Mitarbeitenden bekannt sein und es muss auch angewendet werden. Damit ist das Management verpflichtet, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen und zu kommunizieren, dass die Abläufe wie dokumentiert zu leben.

6. Betrieb, Management-Kontrollen, Überwachung
Schliesslich wird das IKS in Betrieb genommen. Alle Firmen haben bereits in der Vergangenheit viele interne Kontrollen gehabt. In vielen Fällen waren sie einfach nicht dokumentiert. Mit einem eigentlichen Startschuss für den Betrieb macht man die Mitarbeiter darauf aufmerksam, dass die Kontrollen gelebt und dokumentiert werden.

Das Management ist verpflichtet, periodische Kontrollen vorzunehmen, ob die Kontrollen gelebt werden und ob die Kontrollen richtig erfolgen. Treten Mängel oder Fehler auf, werden diese analysiert und mit einem Verbesserungsvorschlag versehen. Dieser wiederum fliesst in die IKS-Dokumentation ein und verbessert so kontinuierlich das System. Die Kontrollen und die Ergebnisse daraus werden dokumentiert und abgelegt. So wird diese Tätigkeit auch für die Revisionsstelle überprüfbar.

Auch der Verwaltungsrat überwacht den Betrieb des IKS. Die Geschäftsleitung kann in einem kurzen Bericht unter Beilage ihrer Kontrollprotokolle informieren. So ist kein grosser Zusatzaufwand notwendig.

Interessiert? Wir freuen uns auf Ihren Feedback.

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